更新時間：2020-10-27   10:15:23   作者：藍天搬家  來源：http://www.nndark.com/hzltjz/vip_doc/18745007.html

　　如何保證公司重要檔案資料在搬遷過程中的安全性、完整性和保密性是我司一直以來考慮的問題。經過多年的努力，我司在綜合檔案室的搬遷和新庫房硬件設施的配備等方面做了大量籌劃和安排，確保檔案實體的安全搬遷。從搬遷的前期規劃、搬遷的具體操作和搬遷后期的完善三個方面闡述我司綜合檔案室搬遷工作。

　　一、搬遷的前期規劃準備階段

　　為了保證檔案室搬遷工作的效率與質量，必須要在搬遷前期做好大量準備工作，包括成立檔案搬遷工作小組、新館檔案庫房硬件設施的配備、老館檔案室資產清查、庫房五節柜、辦公用品及辦公家具的封裝與標識、新館檔案室整體功能區域的劃分和布局等。這些前期工作的籌備，為后期檔案室整體搬遷奠定了良好的基礎，應該充分認識到該階段工作的重要性。

　　（一）成立檔案搬遷工作小組。檔案室的搬遷工作是一項系統又龐大的工程，藍天搬家全面統籌規劃檔案室整體搬遷工作，制定科學、規范、安全的搬遷計劃，指導協調各項搬遷工作，確保檔案室搬遷工作順利開展。

　　（二）新校區檔案庫房硬件設施的配備。在檔案搬遷到新館檔案室之前，對新館檔案庫房進行考察，以確保新館能夠滿足“八防”標準，達到具備保管檔案的條件。

　　（三）老館檔案室資產清查。在搬家前，需對老館檔案室的資產做了詳細的清查和統計，主要清查和統計五節柜的數量、辦公用品及辦公家具的數量、實物檔案的數量、文件柜數量以及對資料室物品的清點，準確了解檔案室資產情況，為規劃新館布局、合理分配檔案文件提供了有效的參考價值。

　　（四）檔案五節柜、辦公用品及辦公家具的封裝與標記。在準確地掌握老校區檔案室資產情況之后，首先開展對庫房檔案五節柜封箱、標簽制作與黏貼的工作，這項工作是保證檔案室庫房順利搬遷的前提。我司檔案室工作人員采用色彩化管理的方式，對每一類別的檔案五節柜用紅色、黃色、綠色、紫色、粉色等不同顏色的紙張進行標識和分類編號，便于在后續搬家過程中按照類別和順序號進行集中裝卸和擺放操作。其次對辦公用品進行打包裝箱，在每個箱子上詳細注明箱內物品名稱及在新校區要擺放到的對應區域，標記清楚既方便工人按照箱子上信息直接搬到指定位置，同時也便于檔案員日后拆包和整理。最后對辦公家具、文件柜等固定資產進行標識，在每一件辦公家具和文件柜上標記清楚需要擺放到的房間號，減輕后續挪動家具的負擔。

　　（五）新館檔案室整體功能區域的劃分和布局。根據相關要求，將新館檔案室整體功能區域劃分為閱檔室、整理室、辦公室、庫房和資料室五大塊，其中庫房分為兩個文書庫房和一個實物庫房。參考老館庫房檔案五節柜的數量再結合新館的面積，科學合理地設計出檔案五節柜在新庫房的擺放順序，并預留出5-10年的檔案保存空間。

　　二、搬遷的具體操作階段

　　（一）搬遷方案的制定。制定詳細的搬遷方案是防止檔案資料在搬運過程中出現損壞、丟失、泄密等情況的有力保障。搬遷方案主要涉及搬運車輛的要求（采用全封閉集裝箱）、每天搬運車次、時間、行駛路線、搬遷流程、順序、裝車要求、卸車要求、物品擺放要求、保密要求、押運人員注意事項以及突發情況的應急措施等等，只有全面、詳細的搬遷方案才能確保檔案室整體搬遷工作順利實施。

　　（二）搬遷工作人員的培訓。考慮到檔案室搬遷工作的特殊性，我司需要對相關搬遷人員和企業公司相關負責人做系統的培訓，包括對檔案保密性、安全性的培訓、搬遷工作各環節的具體操作與注意事項等都做了詳細的講解。

　　（三）搬遷方案的實施。為了保證檔案室整體搬遷工作不出錯、不返工，對檔案室分3個階段進行搬遷，主要是檔案五節柜搬遷、實物檔案搬遷和辦公家具、用品及文件柜搬遷。

　　1.檔案五節柜的搬遷。為保證檔案在搬遷中的安全，檔案工作人員優先將文書檔案搬遷至新管，并且采用的是檔案連同檔案柜整節一起裝車、運輸、卸車、擺放到指定位置的方式，這樣不但節省檔案下架、上架的人力投入，更重要的是降低檔案在搬運過程中遭受破損、丟失、泄密的可能性，保證檔案的安全與完整。

　　2.實物檔案的搬遷。在文書檔案搬到新管以后，先對實物檔案用防撞氣泡膜進行打包裝箱，并在每個箱子上記錄箱內實物檔案的數量和擺放的位置，待打包完成后將實物檔案整體搬到新管實物檔案庫房。

　　3.辦公家具、辦公用品及文件柜的搬遷。辦公家具、辦公用品及文件柜按照預先規劃的布局安排搬到新管辦公室、閱檔室、整理室及資料室。

　　（四）搬遷過程的控制。在搬遷過程中，新館和老館都要安排專人對搬遷過程實施全程監控，包括檔案出庫、辦公家具、辦公用品、設備的裝車、運輸、卸車、入庫、擺放與安裝等全程都有固定人員跟蹤，并認真清點核實檔案實體及辦公用品的數量，做好文書檔案、實物檔案、辦公用品等出庫登記與入庫核查驗收工作。

　　三、搬遷后期的完善階段

　　（一）檔案五節柜及辦公家具標簽的拆除。在搬遷前，對每節檔案五節柜和每件辦公家具都做了詳細的標記，目的是方便排架和擺放，在搬到新館之后，首要工作就是對這些標簽進行拆除，將檔案五節柜原有的標識展現出來，為檔案室開展檔案查詢利用服務工作做準備。

　　（二）辦公用品的拆包與安裝調試。辦公用品主要包括辦公電腦、打印機、復印機、掃描儀等設備，將這些設備拆包之后安裝到相應的辦公區域內，并進行調試，保證能夠正常運行使用。

　　（三）實物檔案的拆包、排架、整理。實物檔案的拆包工作可以說是項巨大的工程，在搬家初期對實物檔案使用防撞氣泡膜進行打包，防止在搬家途中磕碰、損壞，搬到新庫房之后，首先要對這些實物檔案拆包，其次將實物檔案按照時間順序擺放到實物展示柜內，最后是對擺放好的實物檔案進行重新貼簽、編號。

　　四、結語

　　總之，檔案室搬遷工作是一項細致而又艱巨的工程，不僅要精心策劃、提前準備，還要統籌全局、細致安排，每個環節都要考慮到位，確保檔案室各項搬遷工作順利完成。